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Smart Working, i consigli giusti della Cloud Company Skybackbone Engenio per organizzarsi

CARPI - In un momento in cui lo smart working è una condizione obbligatoria per molti di noi, con le nuove tecnologie abbiamo scoperto che sappiamo lavorare bene anche a distanza, senza doverci confrontare ogni minuto, trovando spazio per la concentrazione e spazio per la condivisione a seconda del bisogno. Abbiamo visto che questo molto spesso è anche meglio, siamo più produttivi. Ma siamo anche capaci di scoprire questo “nuovo paesaggio del lavoro”, decisamente più domestico e cercare non solo occasioni per essere produttivi ma anche di crescere professionalmente e personalmente? Chi lo pratica da tempo sa bene che – alla base della “filosofia” dello smart working c’è l’idea di riuscire ad ottenere un miglior bilanciamento tra vita lavorativa e vita privata. Il nuovo paesaggio del lavoro è stato stigmatizzato in uno studio di Skybackbone Engenio, tra le migliori Cloud Company italiane. Il lavoratore moderno è “nomade” nello spazio ma anche nell’organizzazione del proprio tempo, e come tale, tende a intrecciare momenti di lavoro a momenti privati, a volte sovrapponendoli. Ora la possibilità di muoversi nello spazio è decisamente limitata. Questo offre l’occasione di vivere le giornate in modo più consapevole, trasformando il limite spaziale in opportunità di sviluppo. Non sempre però si riesce a creare un confine e a volte pare di lavorare 24 su 24, con molti imput quotidiani che comprendono la cura della casa e dei figli. Per non andare in crisi l'importante è organizzarsi.

Come trasformare l’home working in smart working?

Chi è abituato a lavorare per obiettivi e in contesti flessibili ed è parte di una community consolidata come quella dei coworking e degli uffici smart, è ormai allenato a distribuire bene il proprio tempo tra lavoro, sviluppo di relazioni e tempo per sé. Ma chi questo esercizio lo fa per la prima volta potrebbe scoprire che mantenere questo intreccio in maniera sana e consapevole non è sempre facile. Ci vuole tanta esperienza e molta pratica. Le regole per uno smart working “bilanciato” anche da casa sono fondamentalmente 4:
1)Rimanere produttivi e connessi con il proprio team
2) Continuare a pensare al futuro
3) Curare il proprio benessere fisico
4) Rinforzare il benessere mentale e la creatività

  1. Rimanere produttivi e connessi al proprio team

Come continuare ad essere produttivi anche in remoto? Come mantenere vive le relazioni tra le persone in questo momento? Gli step sono tre: 

  • Usufruire di app e sistemi per stabilire obiettivi condivisi o fissare appuntamenti in modo tale da aiutare tutti nella gestione e nel rispetto delle scadenze. Microsoft Planner, Trello, Asana sono le app più utilizzate. 
  • Installare e utilizzare i sistemi di videoconferenza da usare tra colleghi, collaboratori, clienti e fornitori. Microsoft Teams, Google Hangouts Meet, Slack, Zoom e Skype sono solo alcune delle alternative possibili. 
  • Non dimenticare la socialità tra colleghi: in questo periodo in cui alcuni di loro potrebbero essere completamente isolati (perché single, lontani dalla famiglia, ecc.) si può comunque fare leva sulla tecnologia anche per mantenere vivi quegli importanti momenti di socialità che vanno dalla pausa caffè al festeggiamento delle ricorrenze, come il compleanno di un collega o un anniversario di lavoro.

2. Continuare a pensare al futuro 

Prima o poi questa crisi finirà. È bene quindi usare il proprio tempo libero in casa non tanto per pensare alle occasioni che stiamo perdendo in queste settimane, bensì a quelle che potremo cogliere quando si tornerà alla normalità. Come fare? Organizzare call di networking in mezzo alla giornata lavorativa con quella persona incontrata durante un convegno e che tante volte abbiamo pensato di contattare (ora è l’occasione giusta!). Seguire webinar e gruppi di Facebook per aggiornarsi e per imparare cose nuove. Rifare i siti web, sistemare gli archivi online, pensare a tutte le cose che si possono portare avanti senza la presenza fisica. Cercare nuovi potenziali clienti.

3. Curare il proprio benessere fisico

 Lavorare da casa rischia di farci diventare tutti un po’ più pigri, perché non dobbiamo fare spostamenti e tutto è a portata di mano. Ma le idee per rimanere in forma e per prendersi cura della persona sono tantissime. E si possono fare insieme (anche con i figli, se sono a casa con noi), come occasione di team building, perché insieme, c’è più motivazione. Lunghe passeggiate, Yoga, stretching, attività cardio: a metà o fine giornata, per distendere i muscoli, allentare la tensione. Molte palestre e personal coach hanno sessioni gratuite di attività motorie in streaming. Ecco allora che si possono organizzare lezioni di gruppo, anche con i colleghi. Cercare di non lasciarsi andare: lavorare da casa in pigiama è trash e dopo un po' rischia di diventare motivo di inerzia e perdita di concentrazione. Mantenere la distinzione tra abito da casa e da lavoro resta un ottimo modo per non dimenticarci della cura della nostra persona. E ci permetterà di essere pronti per le videochiamate e le call di Zoom e Skype.

4. Sostenere il benessere mentale e la creatività

Come abbiamo anticipato all'inizio, lavorare in Smart Working dalla propria abitazione può portare ad un overburn. Ma è possibile evitare questo rischio attraverso alcuni piccoli accorgimenti e soprattutto ricordandoci che anche da casa possiamo mantenere una vita sociale attiva e sana. Ecco qualche piccolo consiglio:

Stabilire degli orari. È possibile rivedere quelli normali: si può attaccare prima visto che potenzialmente tutti possono iniziare a lavorare mezz’ora dopo il suono della sveglia. O magari anche dopo perché si preferisce dormire un po’ di più e rimanere al PC fino a più tardi, tanto non c’è traffico a tornare.

L’importante è che ci sia una routine. Fissate l’ora del caffè, quella del meeting quotidiano per aggiornarvi e quella delle risposte ai clienti. Interrompersi continuamente è controproducente: a ogni ora, la sua attività ben appuntata sul vostro taccuino con commenti, numeri di telefono, e-mail, contatti.
 

Non dimentichiamo poi la creatività applicata alla tecnologia per tenere vivi i nostri contatti. C’è chi fa dirette su Facebook o Instagram, coinvolgendo contatti, clienti, amici, Vip e Influencer di settore, chi carica dei video tutorial, chi ancora produce pubblica foto.
Infine, non dimentichiamoci che non siamo soli. Non dobbiamo aver paura di chiedere aiuto. Ci sono molte persone che in questo periodo non intravedono una via d'uscita o che si sentono in trappola. In questi giorni ci sono molti professionisti che forniscono consulenze individuali e coaching psicologico a distanza per manager e professionisti in crisi. E in questo periodo potremmo essere in molti ad averne bisogno.


Stefano Bergonzini

Stefano Bergonzini